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Y usted ? ¿Dónde estás con tu RAM?

“El cerebro no está diseñado para responder a las múltiples demandas del mundo digital saturado de información instantánea” como Douglas Merrill, ex vicepresidente de Google, encargado de servicios de información y autor de Getting Organized in the Google Era (“Organizarse en la época de Google”, ediciones de Brodway Books).

El momento ideal para dar un paso atrás

Como pronto entrar en el período de menor actividad del año! Sí, el verano se acerca rápidamente, un período en el que los negocios parecen estancarse, puede ser interesante dar un paso atrás y hacer un balance de su organización: mucho más que guardar los papelitos, es cuestión de preguntarse cómo hacer para aumentar la productividad y finalmente enfocarnos en lo que realmente importa, sin ser parasitados por nuestros múltiples compromisos internos incumplidos… Podríamos hablar de listas mentales de tareas no cumplidas. No porque no seamos capaces de ellos, sino porque abarrotan nuestro cerebro de forma continua y desorganizada…

El cerebro función

¿Sabías que? Nuestro cerebro tiene dos memorias: una memoria a largo plazo y una memoria a corto plazo. La memoria a largo plazo es sencillamente extraordinaria, porque puede recoger y almacenar información increíble, densa y pesada como todos nuestros conocimientos adquiridos (desde nuestra más tierna edad), así como nuestros recuerdos más bonitos y menos bonitos, cumpleaños, etc. La otra parte de nuestra memoria, la llamada de corto plazo, tiene recursos más limitados y solo se utiliza para información y necesidades puntuales.

Podemos comparar esta parte de nuestra memoria con la memoria de acceso aleatorio de un disco duro… Y sí, no puedes recordar todo, especialmente hoy, frente a la infobesidad reinante y las múltiples solicitudes digitales, como notificaciones de FB, Twitter… o incluso frente a las múltiples tareas. involucrados por nuestros correos electrónicos. Esta llamada memoria viva a corto plazo, si se maneja mal, puede ser una fuente de ansiedad y un sentimiento de estrés y urgencia permanente.

¿Cómo solucionarlo?

1. Como un disco duro o cualquier PC, simplemente libere espacio… en su RAM

¿Cómo? Simplemente escribiendo lo que necesita hacer. De hecho, según David Allen, autor del Best-Seller Getting Things Done, libro sobre productividad personal, el peor lugar para retener todas las tareas y misiones específicas o recurrentes que debemos cumplir es… el Cerebro. Depende de ti crear una especie de memoria “externa”…

2. Deje de alimentar y crear interminables listas mentales de tareas pendientes

Estas interminables listas mentales de tareas pendientes son ineficaces. De hecho, porque una vez que haya “almacenado” una tarea por la mañana en su lista cerebral, sepa que al final del día, aproximadamente otras tareas igual Se agregarán importantes a esta lista mental de tareas pendientes y al día siguiente otros vendrán a enriquecerla… Así que también podrías anotarlas. Difícil Difícil recordar todo en este caso…

¿Alguna vez no has recordado qué hacer cuando llegas a tu cocina, después de haber recibido una llamada de una hora de tu madre, diciéndote lo que quiere organizar para la próxima cena familiar? O estar ansioso o intranquilo, porque ya hace días que una tarea anotada en tu lista de tareas “mentales” aún no ha sido realizada. .. u olvidar desear feliz cumpleaños a un ser querido y desearle un día después, pero decir “Lo pensé y me prometí no olvidarlo”.

Esto demuestra la importancia de anotar todo, si quieres evitar “desastres” o susceptibilidades profesionales e incluso personales 🙂 Y sí, nuestro cerebro tiene una RAM limitada, aceptémosla y aliviemos nuestra RAM , ganarás descanso y tranquilidad. Toma las tareas secuencialmente, una tras otra… apuntándolas sobre la marcha en un sistema de organización inteligente y sobre todo fechado.

3. donde anotar ¿Cómo organizar estas Listas de tareas mentales de manera material?

Todos los días recibimos cien correos electrónicos cargados con múltiples informaciones interesantes o menos interesantes. . Hoy, la principal fuente y procedencia de estos cientos de solicitudes sigue siendo el Buzón. Este flujo incesante implicará inevitablemente acciones, o incluso supondrá la organización y planificación de tareas concretas a lo largo del tiempo.

Cómo organizarse cuando se recibe más 50 correos electrónicos por día, con la mitad de estos relacionados con acciones específicas o menos específicas? Todo lo que tienes que hacer es crear espacios de tiempo para procesarlos y agregarlos a la lista virtual de tareas pendientes… ¡del día anterior!

Es en este sentido que el método GTD de David Allen, puede ser de gran ayuda para usted, al liberar su memoria virtual, ¡gracias a una nueva memoria externa y de hardware! Esto le permitirá concentrarse cada día en lo que realmente importa en términos de prioridad.

Método propuesto aplicado a su Box mail, en gran medida inspirado en el método GTD de David Allen:

1- Recoger, ordenar diariamente la múltiple información proveniente de los correos electrónicos: y sí, todos los días recibes casi un centenar de correos electrónicos.

2- Transformar o procesar información recibida por correo electrónico: supongamos que un correo electrónico requiere una acción o no. Si el correo requiere una acción, este correo se clasificará según el grado de prioridad de la acción implícita en el correo. Cada correo electrónico será tratado de manera diferente si se trata de una tarea específica urgente e inmediata o la implementación de un proyecto simple o complejo con varios interlocutores, varios plazos (calendario y agenda) y varias acciones.

En resumen, he aquí una propuesta para la industrialización de la clasificación, almacenamiento y archivo de su Bandeja de entrada:

Acción urgente: acaba de recibir un correo electrónico urgente que requiere una respuesta dentro de la hora, el día. Archiva el email en carpeta URGENTE. Pero si el correo electrónico requiere una respuesta inmediata, responda de inmediato.

*Acción POR HACER / por planificar: acaba de recibir un correo electrónico solicitando la organización de una reunión con varios de sus inversores y debe presentarles su estrategia general para 2022. Archiva este correo electrónico en la carpeta POR HACER / y transforma este correo electrónico en tareas (utilizando una lista de tareas pendientes de SAAS) o en un proyecto para planificar (utilizando tu calendario y/o software de gestión de proyectos colaborativos)

*Acción LEER: acabas de recibir 2 newsletters de un webzine de tu sector de actividad. Estos correos electrónicos solo requieren lectura para información, sin ninguna acción urgente o inmediata o para planificar, para ser archivados en la carpeta FOR INFO. ¡Puede leer estos correos electrónicos en silencio por la noche o cuando tenga más tiempo libre! 🙂

Tu bandeja de entrada está VACÍA y sobre todo organizada! Qué felicidad, por fin puedes disfrutar de tu día y concentrarte en lo esencial: el desarrollo de tu negocio con total tranquilidad.

3. Cree su propio sistema organizativo con un sistema de recordatorio automático

En resumen, el principio: cada el correo electrónico puede implicar o no una acción o tarea específica. El objetivo es, por tanto, transformar este simple email informativo en una Tarea o Proyecto, con un plazo fechado y preciso, así como el tiempo dedicado a la realización de esta tarea. Hay muchas herramientas que te permiten crear un verdadero sistema organizativo, permitiéndote convertir un correo electrónico en una tarea precisa e inmediata o en 1 plan de acción detallado con subtareas sucesivas y cuidadosamente ubicado en un calendario-programa, con un recordatorio inteligente. sistema. Ej.: Wunderlist, producteev, Remember the Milk, The Hit List o incluso Nozbe no pueden discernir el aspecto prioritario de la información contenida en los correos electrónicos. Y sí, a pesar de las virtudes de las herramientas colaborativas, sigue siendo necesaria una mente humana para manejar estas herramientas y multiplicar los efectos productivos de estos SAAS.

Un consejo: una vez que este sistema de organización esté bien establecido y probado, puede delegar fácilmente la gestión de sus correos electrónicos a una persona externa oa su asistente. Tenga cuidado, seguirá manteniendo la gestión estratégica de sus contactos y su información, pero el Asistente se encargará de toda la parte “recopilación, clasificación de correos electrónicos según el grado de prioridad de acción” o aproximadamente 2 horas ahorradas por día.