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¡Organízate para ahorrar tiempo!

Año Nuevo 2022 ! Evaluación después de 3 meses… Entonces, ¿en el lado de la resolución? Dónde estás ? No más resoluciones incumplidas, lugar para la acción y la organización… Aquí hay algunos consejos concretos y pragmáticos para optimizar su tiempo: ¡un recurso escaso y sin embargo tan esencial para sus emprendedores!

Consejo número 1: Identifique sus asesinos de productividad

Objetivo: aumentar la eficiencia y la productividad

Entre los culpables, encontramos principalmente las múltiples notificaciones digitales: correo electrónico, FB, twitter, correo electrónico, boletín de noticias, pero también sus solicitudes telefónicas no siempre útiles… Llegando por cientos todos los días, este flujo continuo de notificaciones puede crear una atmósfera potencial de estrés y ansiedad, incluso un sentimiento de frustración y preocupación. Según un estudio de Radicati, el promedio de correos electrónicos diarios fue 72 en 2014. Ahora se estima en más de 100. Por lo tanto, recibe aproximadamente 7 correos electrónicos por hora, o un correo electrónico cada diez minutos.

Está trabajando en un documento estratégico o tiene que preparar una propuesta comercial importante que requiere una alta concentracion? Desconéctate de todas las aplicaciones que son fuente de notificaciones incesantes: smartphone, twitter, Facebook, etc. para no sufrir interrupciones.

Consejo número 2: ¡neutralízalos!

Existe algún software como Boxti.me, que te permite concentrarte en un tarea, mientras que al ser cortado (la aplicación corta automáticamente los posibles sitios de notificación) de todos los sitios de redes sociales o de entretenimiento. También se configurará un conteo (instalado y visible en su escritorio) tan pronto como comience la misión, para evaluar la hora exacta de finalización de la misión, sin ninguna notificación o interrupción digital.

Este tipo de herramienta te permitirá estimar de manera realista el tiempo que te tomará completar tus tareas, para que no sientas ninguna frustración. Por ejemplo, desea actualizar el texto de una sección completa de su sitio web, iniciar la herramienta y examinar su tiempo de finalización. Cronometra las diferentes etapas: diseño, redacción y revisión… ¡Y desafíate a ti mismo!

Márcate objetivos definidos y planificados en el tiempo: no dudes en dividir tus objetivos en subobjetivos y trabajar en varias sesiones en la realización de una tarea (por ejemplo, 2 veces mn). Y sobre todo, ¡no te quedes mucho tiempo frente a la pantalla!

Consejo número 3: Anota, anota, anota para recordar todo

Objetivo: vaciar y aliviar tu RAM al máximo como sea posible

Tienes una nueva idea en el metro, en la cama, mientras tomas tu café de la mañana, ¡anótala rápidamente! Su cerebro se compone de memoria de almacenamiento a largo plazo y memoria a corto plazo (memoria de trabajo, también llamada “memoria viva”). Esto último puede jugarle una mala pasada fácilmente, cuando realiza múltiples tareas o está ultra solicitado por múltiples notificaciones humanas (discusiones, séquito, etc.) o digitales (FB, Twitter, Alertas, sms…).

Un consejo práctico: anota todo a través de tu smartphone gracias a un sistema de notas centralizado y totalmente sincronizado en la Nube, que te permite tener tus notas en cualquier dispositivo: smartphone, portátil, tablet, etc. Puedes utilizar Evernote para archivar y ordene todos sus datos y así construya su Big Data personal.

Sobre todo, no llene su mente con interminables listas de tareas pendientes virtuales que solo lo frustrarán, lo desanimarán y finalmente te hará sentir culpable.

Consejo 4: ¡Prioriza las tareas del día! Y simplemente hazlas.

Objetivo: saber lo que tienes que hacer como prioridad cada mañana

El día anterior, tómese el tiempo para hacer un balance de las tareas urgentes e igualmente importantes y enumérelas la. Enumérelos con precisión, explicando la acción concreta a tomar. Intenta hacerlos por la mañana y al comienzo del día. Un lema: ¡Simplemente hazlo! Si tiendes a procrastinar, dite a ti mismo que harás al menos el 1%, verás que rápidamente harás un seguimiento y completarás tu tarea.

Consejo 5: ¡Elige las herramientas adecuadas de una vez por todas!

Objetivo: adoptar las mejores herramientas para sus procesos de trabajo

E-mail: Para recordarte las tareas urgentes e importantes del día, escribes un email el día anterior con el asunto de la tarea concreta y urgente a realizar. Una vez que se haya completado la tarea, simplemente elimine el correo electrónico.

Trello: para tareas secundarias (no procesables de inmediato) relacionadas con la finalización de un proyecto. En Trello puedes planificar las tareas y diferentes subtareas a realizar a lo largo del tiempo, para así tener una visión global y sobre todo visual de lo que tienes que hacer, planificar y lo que está en proceso.

Evernote, Dropbox…etc… Y por último archivar y crear tu Big Data personal (base de datos y conocimiento personal, CRM…) en una herramienta como Evernote. Por ejemplo, sus herramientas a probar, sus procedimientos, su conocimiento del cliente o su inteligencia de marketing, inteligencia competitiva, etc.

PipeDrive: para monitorear el estado de tu prospección.

Nota: ten cuidado, las herramientas nunca harán el trabajo por ti. Después de haber fijado y elegido su método de trabajo, es muy útil elegir las herramientas adecuadas. No olvides que las herramientas están al servicio de tu método y proceso y no al revés. ¡Eres el maestro de tus herramientas!

Consejo 6: Organiza tu agenda diaria

Objetivo: tener un día rítmico pero equilibrado

Finalmente, una de las mejores herramientas para optimizar tu tiempo sigue siendo la Agenda tradicional (o la Lista de tareas), ya sea virtual o en papel.

El objetivo no es tener una agenda llena de citas, sino una agenda con las citas “adecuadas” en el momento adecuado. Esto no quiere decir que haya citas malas, sino un tipo de cita para una franja horaria concreta. Para fijar las citas adecuadas en los momentos adecuados, debes conocerte bien.

Identificar los nichos en los que eres más productivo para producir, diseñar una propuesta o un documento estratégico, para almorzar con un miembro privilegiado de tu red, desayunar con un prospecto, reunión semanal de equipo o hacer tu vigilancia de marketing.

Ejemplo

Eres más productivo a mitad de semana y al comienzo de la mañana: programa tus citas de “trabajo personal” con “tú -incluso ” todos los martes de 8 a 9 a. m. y todos los miércoles de 8 a 9 a. m.

Estos espacios estarán reservados para todos sus documentos sustantivos (asociación, documento de trabajo, documentación sobre metodología …)

Lunes por la mañana: puedes escanear mejor las últimas noticias de la web, reserva 1 hora en tu diario para escanear todas las noticias de la semana. Reserve todos los lunes por la mañana a las 7 a.m. para enumerar todas las noticias importantes de esta semana.

Los viernes: um fin de semana, ¡haga sus citas favoritas con los miembros privilegiados de su red!

¡Nos vemos pronto para nuevos consejos!

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