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Organice una reunión con estilo

Las reuniones se parecen cada vez más: el mismo facilitador, los mismos puntos planteados y la misma atmósfera cada vez. Sin embargo, fundamental, la reunión de oficina a menudo da paso a la monotonía y el aburrimiento. Nada es más parecido a una reunión que otra reunión. ¿Cómo organizar una reunión con estilo? ¡Instrucciones de uso!

Louis Vareille, en su libro publicado por Eyrolles “La Réunionite es suficiente! despierta el deseo de realizar encuentros que salen de las ataduras de las obligaciones ineludibles: “¡Tengo pasión por los encuentros! Por supuesto, pero los buenos! Aquellos que logran sus objetivos y luego permiten que sus participantes piensen: “¡Hice bien en venir! Hice un buen uso de mi recurso más preciado: ¡mi tiempo! »

Elige tu estilo de animación

Antes de despertar el animador que duerme en ti, es necesario, de antemano, definir los objetivos del encuentro. El estilo de la reunión determinará si debe dejar más o menos espacio para que los participantes se expresen. Entre resolver un problema, presentar un nuevo producto o encontrar una idea, existen varios tipos de objetivos. Una vez que haya decidido la misión de su reunión, elija la animación directiva, la animación no directiva y la animación participativa.

La animación directiva

¿Una información para transmitir a sus empleados? ¡Ponte la capa de gerente, porque tú eres el jefe aquí! En modo factual, ejecute su animación en colores unidireccionales. Esto significa que su reunión debe estar bien preparada: mensajes para transmitir, preguntas delicadas para plantear e información clave de la reunión. Tu contenido debe estar perfectamente estructurado y el transcurso de la reunión debe ser anticipado. La autoridad y la disciplina son cualidades esenciales. Este tipo de animación excluye intercambios entre participantes, debates e intervenciones antes del final de los mensajes.

Facilitación no directiva

El facilitador eres tú y la animación no directiva es tu forte. En ciertos estilos de reuniones, es fundamental acentuar la libertad de expresión en particular para la resolución de un problema o la búsqueda de ideas. Como facilitador, deberá dejar espacio para la interacción. La animación debe ser ligera e inspirar debate. Incluso si el marco de discusión sigue siendo bastante amplio, debe asegurarse de que no cruce los límites. A veces, hay demasiadas interacciones y el desbordamiento pone en riesgo a la empresa (producciones estériles). Por lo tanto, es importante estar atento y poner las cosas en orden, si es necesario. Este estilo de reunión es excelente para resolver un problema.

Facilitación participativa

Como el nombre sugiere, la animación participativa permite la discusión. El papel del facilitador en este tipo de reuniones (búsqueda de ideas) es tener la mayor cantidad de información posible. Supongamos que está lanzando un nuevo producto y desea encontrar un nombre original para él. Organice una reunión y recopile la mayor cantidad de información posible. Se da la palabra a los participantes y por lo tanto habrá que procurar que la reunión no sea demasiado larga. Para ello, busque un equilibrio entre los tiempos de intervención (50% para cada parte). El facilitador también debe asegurarse de que todos participen en las discusiones. Bien dirigido, este tipo de reunión es fructífera y aporta una montaña de ideas.

Teniendo éxito en su reunión

Ahora que sabe qué zapatos ponerse para sus reuniones, tome nota de estos consejos para una animación exitosa. El secreto del éxito radica principalmente en la preparación. Planifique con antelación el curso de sus reuniones: problema a tratar, producto a presentar o incluso idea a aprobar… No olvide también que su misión es asegurarse de que todo funcione: discusiones, tiempo de reunión, intercambios y mensajes. Asegúrese de que su reunión no se extienda a otra y manténgase al tanto de su tiempo. Por ejemplo, cuando presente un producto, evite suscitar intervenciones en torno a los puntos a mejorar si ese no es el objetivo de la reunión. En este caso, usted está allí para brindar información y no para pedir una opinión.

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