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Estas prácticas herramientas para organizar tus reuniones

Los emprendedores deben gestionar la recuperación y fijarse objetivos profesionales de futuro y para ello deben reunir a sus equipos para federarlos. Hoy en día, las reuniones se realizan tanto de forma presencial como a distancia. Las reuniones y debriefings se modernizan gracias a Internet y las nuevas tecnologías, tanto en su desarrollo como en su realización. Para facilitar su trabajo, las empresas emergentes ofrecen plataformas y aplicaciones para organizar sus reuniones y hacerlas más eficientes. He aquí una selección de estas prácticas herramientas.

Dado que el teletrabajo se ha vuelto imprescindible, es bastante obvio que los “agudos meetingitis” tuvo que dejarse de lado para permitir intercambios fructíferos. Los empleados pasan en promedio más de cuatro horas y media por semana en reuniones, es decir, más de 21 días al año, según una encuesta publicada por OpinionWay en junio 2017. En cuanto a los ejecutivos, su tiempo se multiplica por dos, con seis semanas al año. Debriefings que parecían poco útiles e interesantes. Según la misma fuente, sólo el 21% de los integrantes de una empresa las consideraba productivas. Los propios ejecutivos declararon que su concentración comienza a bajar después de unos cincuenta minutos, según una encuesta realizada por el IFOP en marzo 2015. 23 % de ellos incluso pierde el hilo después de menos de treinta minutos, mientras que solo 37% puede tardar más de una hora. Con el fin de organizar reuniones más fácilmente y hacerlas más atractivas, las empresas innovan ofreciendo sus prácticas herramientas.

Herramientas para una pantalla eficiente compartir

Hay muchas herramientas remotas para compartir pantalla para animar sus reuniones. Por ejemplo, Mikogo, que en su versión gratuita le permite compartir el escritorio de su computadora con un máximo de 10 participantes, así como planeando tus sesiones y haciendo invitaciones. Existen otras herramientas como Join.me, Team Viewer, AnyMeeting, Zoom o incluso Skype. Antes de seleccionarlos, tendrás que ver cuáles son los más adecuados para tu empresa.

Lumi reúne a los miembros de una empresa

La empresa Lumi, fundada en Londres en 1991 y dirigida por Richard Taylor, se especializa en reali- tiempo tecnologías y software de participación de la audiencia. Esto es para facilitar la organización de juntas generales y reuniones entre miembros y accionistas de una empresa. Las soluciones de la compañía permiten el registro de asistentes sin problemas y ofrecen varias características. Con tres objetivos: reducir los costes organizativos, promover la implicación de los participantes y ahorrar tiempo. La aplicación Lumi AGM Mobile permite una elaboración eficiente y una interacción cautivadora con los distintos protagonistas. La pantalla de bienvenida revela información adicional sobre las reuniones, así como enlaces externos que ofrecen, por ejemplo, un informe anual o cuentas. Los sistemas de votación y votación se integran para transformar la forma de intervenir. También están disponibles sesiones de preguntas y respuestas para enviar solicitudes al presidente de la reunión, que él mismo puede responder por mensajería.

La solución también ofrece dinamismo en la organización en tres formas: reuniones híbridas, virtuales y en la sala. El primero combina reuniones presenciales e integración remota de accionistas a través de webcast (emisión de contenido de audio y video en la web, nota del editor) en teléfonos inteligentes y tabletas. La segunda, que utiliza la técnica de webcasting, reduce costes y elimina la necesidad de alquilar una sala. Esta última parece una reunión clásica, pero incorpora el método del voto electrónico. Muchas empresas utilizan las soluciones de Lumi como el banco francés BNP Paribas, Caceis, la filial de Crédit Agricole dedicada a inversores institucionales, o la empresa británica Equiniti, especializada en servicios financieros y administrativos.

Livestorm: una plataforma de reunión en línea

Ya no es necesario reunirse en una sala. Con su plataforma web, Livestorm, la start-up francesa del mismo nombre, fundada en 2016 por Gilles Bertaux, Robin Lambert, Vincent Garreau y Tom Forlin, ofrece profesionales, y en particular a las empresas, “webinars” (término que designa reuniones realizadas vía internet, nota del editor). Con sus salas de informes virtuales, los gerentes pueden discutir con sus empleados y clientes. Con funcionalidades de seminario web y transmisión de video de alta definición, el usuario interactúa con su asamblea compartiendo su pantalla y hablando a través de un chat integrado. En cuanto a los participantes, disponen de un sistema de preguntas/respuestas y encuestas. En caso de ausencia o problema de conexión, pueden seguir la conversación por teléfono así como revisar el evento en repetición. Equipada con soporte multilenguaje, la plataforma comparte un conjunto de documentos como presentaciones de videos pregrabados o de YouTube y se integra con más de 1 Software en la nube como Salesforce (editor de software de gestión de relaciones con los clientes, nota del editor). Pour 99 euros par mois, les petites structures peuvent inviter jusqu’à 100 participants, tandis que les grandes entreprises, pour 299 euros, ont la possibilité de convier plus de 500 gente. La start-up normanda Yousign, especializada en soluciones de firma electrónica segura y legal, y la empresa Mailjet, centrada en el envío de correos electrónicos para profesionales, ya han optado por este servicio.

Vyte, la herramienta de organización todo en uno

Para optimizar las reuniones y ahorrar un tiempo precioso a los miembros de una empresa, la parisina La empresa Vyte, creada en 1991 por Manuel Mondesir, Martin Saint-Macary y Philippe Hong, ofrece una herramienta de planificación multifunción. Al sincronizarlo con un calendario de Google, Office 99 o Microsoft Exchange, aparece una interfaz con un calendario y una tabla. Dependiendo de su disponibilidad, el gerente puede así ofrecer varias franjas horarias de reunión a sus colaboradores, por correo electrónico o mediante un enlace URL. Luego, los invitados votan por el que más les conviene. Luego, el gerente comercial descubre las opiniones de todos y confirma la mejor opción con un clic, creando y planificando la reunión dentro de la plataforma. También se puede incluir información para definir el propósito y el contenido de la reunión. Y, en caso de indisponibilidad de algunos miembros, el empresario recibe correos electrónicos, en tiempo real, para ser notificado.

Las reuniones de equipo también se pueden organizar a través de una aplicación disponible en iPhone e integre desde Slack, una plataforma de comunicación empresarial colaborativa. Disponible en versión gratuita, Vyte configura otras dos ofertas de pago para profesionales y empresas. Incluyen varias funcionalidades como la posibilidad de prohibir a los invitados que sugieran otras fechas, definir la duración de una reunión o personalizar la plataforma según su marca. Empresas de todo el mundo como Doctrine, la start-up francesa que diseñó un buscador de abogados y juristas, así como Verizon Wireless, empresa americana dedicada a los servicios móviles, confían en esta herramienta para el desarrollo de sus encuentros.

Estas diferentes plataformas deberían hacer que sus reuniones sean más productivas y cautivadoras. En otras palabras, con personas relajadas y enfocadas, dispuestas a seguir sus objetivos.

2017

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