¿es-su-sistema-de-informacion-realmente-profesional?
Home » Digital » ¿Es su sistema de información realmente profesional?

¿Es su sistema de información realmente profesional?

Internet está repleto de cientos de aplicaciones y servicios multiusos para gestionar empresas. Generalmente surgen dos grandes preguntas cuando hablamos de un sistema de información (SI): ¿debe dejar a sus colaboradores, y a usted mismo, libres para elegir las herramientas de su elección y de la manera que más les convenga? ¿Es compatible tal libertad con los imperativos de coherencia y protección de datos de la empresa?

Ejemplo de un mal funcionamiento

A veces sucede que un contador y un empresario que comparan sus cifras sobre la cifra de ventas de la período o sobre las sumas adeudadas por los clientes no están de acuerdo. Obviamente, cada uno toma los datos de su propio sistema para ser exactos: software de contabilidad para uno, base de datos de gestión comercial para el otro. En este caso, al final, en general es sencillo: podemos decir que la contabilidad está normalizada y la gestión comercial no siempre y que la contabilidad acabará siendo la ley, pero a veces solo es cuestión de olvidarse de imputar de una factura que puede distorsionar la situación. Sobre todo, las cosas no siempre son tan simples.

La confianza no excluye el control

Existen verdaderas pepitas entre las aplicaciones que permiten la gestión contable o comercial, o incluso la elaboración de informes de empresa. Es genial: ya no hay excusa posible para justificar la falta de seguimiento alguno en tu caja, ya que hay una herramienta para todo. Las mentes más independientes incluso desarrollarán, sin romper el banco, un sistema de información interno.

Desde la facturación hasta la contabilidad, desde el control del inventario hasta la gestión de informes y del “pipeline”, todo está al alcance de todos los bolsillos. Teniendo cada medalla su reverso, conviene evitar ciertos escollos. Para una gestión creíble, es mejor no intentar reinventar la rueda. Basar una estrategia en cifras aproximadas es perder oportunidades de desarrollo o, por el contrario, no anticipar las dificultades.

Cuidado con el reflejo” Tírate la manta”

Dejar que cada uno utilice las aplicaciones que le gustan es una tentación lógica, ya que precisamente, todo el mundo es considerado un especialista en su posición. Desconfianza: no es porque una herramienta llamada de “trabajo colaborativo” ponga los datos a disposición de quienes los comparten, que estos sean relevantes, actualizados y comprensibles. Es necesario un mínimo de reflexión y procedimientos colectivos para evitar el desorden, estando cada usuario naturalmente tentado a actualizar sólo la información que él mismo necesita.

Desarrollo de un IS

Primero, es necesario hacer la parte de las cosas entre dispositivos exitosos, confiables, seguros y escalables y servicios. Es una dificultad: saber que necesitamos una herramienta de seguimiento es una cosa, pero a menudo es el uso lo que nos permite verificar si la aplicación elegida satisface nuestras necesidades… o no.

Más allá de una interfaz agradable y un precio atractivo, es esencial verificar la consistencia de los datos y la ergonomía del paquete de software y tratar de reunir habilidades transversales para responder las siguientes preguntas:

• ¿La integración de datos y los informes resumidos producidos (entradas y salidas) por el software satisfacen las necesidades generales de la empresa?

• ¿Todas las personas interesadas sabrán cómo hacerlo? para usar este sistema de información de manera efectiva, para hacer su trabajo?

• ¿Cómo habrá una manera de monitorear continuamente la precisión de las cifras compiladas usando la aplicación y la seguridad de los datos? ? ¿Quién asumirá la responsabilidad del control interno?

Para tomar el ejemplo de la discrepancia en las cifras de ventas entre el contador y el departamento de facturación, la empresa podría haber reunido antes del desarrollo del SI , los contables y la administración comercial, y habilitando de forma automática un procedimiento permanente de análisis y corrección de las discrepancias entre las cifras resultantes de su gestión comercial y las del software contable.

Una sola base de datos es mucho mejor

La gestión de la empresa, el control interno y la precisión de los informes siempre se facilita cuando una base de datos única es operada y asegurada por una persona responsable, que tiene una visión transversal de las necesidades de las diferentes funciones de la empresa.

Una visión estratégica a largo plazo debería alentarlo a luchar por este objetivo. Naturalmente, tal implementación requiere una inversión, especialmente en tiempo. Se necesitará algo de palabrería para construir la base de datos, que va bien, pero lo que está en juego puede valer la pena ya que el ahorro de tiempo puede ser significativo a largo plazo.

Disciplina tu espíritu creativo: la gestión es cuestión de “estándares”

En cifras, originalidad No paga. Todavía se recomienda generalmente adoptar software, ampliamente distribuido en un gran número de empresas. El software interno de las pequeñas empresas suele desarrollarse con prisa, sin especificaciones generales. Su interfaz de “usuario” y la producción de “salidas” a veces son a menudo mediocres y las comprobaciones de coherencia de datos son inexistentes. Con una herramienta informática casera y mal documentada, complicas la tarea de la ayuda externa que necesitarás tarde o temprano. Contadores públicos, consultores de todo tipo y formadores no aprecian tener que limpiar su casa antes de que realmente puedan sacarle provecho a sus habilidades.

Por último y sobre todo, un sistema de información confiable refuerza la credibilidad de la empresa ante sus clientes, sus proveedores y sus banqueros o accionistas. No hay nada como la información que siempre es precisa y entregada sabiamente para transmitir una imagen profesional duradera. Vivimos en un mundo de servicio donde el mejor profesional puede ser superado por un competidor menos dotado pero mejor organizado.

Las deficiencias de gestión son la raíz de muchos fracasos empresariales. Sin pensar en lo peor, por falta de reflexión sobre la implantación de un sistema de información profesional, un día u otro perderemos el tiempo y a veces los nervios, cuando sea necesario empezar a gestionar la empresa “al pie de la letra”, tanto para controlar crecimiento y si es necesario vivir con escasez de caja.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.