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¿Deberíamos desmaterializar nuestros documentos?

La desmaterialización se basa en el principio de transformar los documentos almacenados en papel en archivos informáticos digitales. Este fenómeno es ya mayor en nuestra sociedad 2.0 y constituye un pilar fundamental de la innovación.

Desmaterialización: ¿kesako?

La desmaterialización es esencial para las empresas que desean reducir sus costos mientras se modernizan. La desmaterialización se utiliza para gestionar de forma completamente electrónica datos o documentos que pasan por empresas y/o en el contexto de intercambios con clientes, proveedores, etc. Implica varias etapas que van desde la digitalización del documento en papel hasta la restitución, que permite el archivo digital ser buscable y compartible. Después de la desmaterialización de los distintos documentos, es necesario establecer una organización específica que permita gestionar todos estos documentos. Esto se denomina proceso EDM (Gestión electrónica de documentos). El GED permite conservar y posiblemente completar la información de un documento.

En busca de la modernidad

Las ventajas de la desmaterialización son obvias. Este fenómeno permite en primer lugar un importante ahorro de espacio, que podría inclinar la balanza. Debe saber que en una sala de archivo, por ejemplo, solo puede almacenar 20 000 a 20 páginas de documentos en papel por metro cuadrado en cuatro niveles, mientras que dos o tres CD son suficientes para archivar estos mismos datos. Es un verdadero ahorro de espacio y, por lo tanto, un gran activo que pueden aprovechar las empresas de nueva creación o VSE, que a veces comienzan en locales pequeños.

Con la aparición del teletrabajo o el nomadismo, la desmaterialización no es despreciable porque permite un mejor control y facilidad del flujo de documentos. Se mejora la trazabilidad y la circulación es más rápida, casi instantánea y sin fronteras a través de la tecnología digital.

EDM (Electronic Document Management) permite hacer frente a la destrucción accidental de documentos. La seguridad real aparece porque los datos digitales no están sujetos a los riesgos en los que incurren los documentos en papel, como incendios, inundaciones, moho o desastres naturales, lo que evita cualquier pérdida de tiempo y dinero.

Los documentos desmaterializados ahorran dinero. Las empresas francesas dedican del 5 al 15% de su facturación a la gestión de documentos en papel. Y la impresión de páginas representa casi el 3% de la facturación de la empresa. Además, desde una perspectiva contemporánea que debe afrontar los retos del desarrollo sostenible, la desmaterialización permite menos contaminación con más de 15 toneladas de papel ahorradas.

También es un ahorro de tiempo porque se considera que una persona pasa aproximadamente 15% de su día de trabajo leyendo información y hasta 50% buscándolo entre montañas de archivos. Con la desmaterialización, todos los documentos se archivan en carpetas, fácilmente recuperables y ordenados alfabéticamente a pedido de la empresa.

Una tradición que bien

No se recomienda la desmaterialización para todas las empresas. Los llamados métodos de trabajo clásicos a veces son buenos. Por ejemplo, ¿qué ocurre con los datos personales, los datos bancarios o las nóminas en todo este sistema digital?

Después de su desmaterialización, es necesario asegurarse de que los documentos no caigan en manos equivocadas. Aquí es donde entra en juego el SAE (Electronic Archiving System), un sistema de gestión de contenidos que proporciona un acceso seguro a los archivos. A diferencia del GED, el SAE prohíbe la modificación de documentos así como su destrucción. Pero los documentos siguen siendo fácilmente manipulables y falsificables en el momento de la digitalización.

Así como pueden existir elementos que provoquen la desaparición de documentos en papel, existen riesgos de pérdida de datos informáticos. La digitalización incluso aumenta el coste de estas pérdidas, estimadas para las empresas francesas en más de 1,9 millones de euros al año. Las principales causas de la malversación de datos digitalizados son los ataques maliciosos y criminales. También se achaca la negligencia de los empleados que no siempre pueden evitar las filtraciones, así como las fallas del propio sistema informático y los virus.

El almacenamiento de documentos desmaterializados también aparece como una desventaja ya que la cantidad de información a almacenar crece cada día en la empresa, por lo que los soportes deben ser cada vez más sustanciales y tienen un precio. Ya no hablamos solo de llaves USB, tarjetas SD, sino de equipos informáticos de alto rendimiento, incluyendo memoria máxima y de alto rendimiento, con el añadido de un posible disco duro… Como consecuencia, el consumo eléctrico va en aumento. . Quien dice más almacenamiento dice más servidores, más computadoras y pantallas encendidas. Y el impacto en el medio ambiente también está creciendo.

Finalmente, para la implementación de este sistema y la buena comprensión de EDM, los usuarios deben recibir capacitación y apoyo.

Al igual que el almacenamiento en papel o los archivos, la desmaterialización tiene un precio determinado, tú decides qué prefieres.


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