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¿Cómo organizar un evento profesional divertido?

Está claro que organizar un evento profesional exitoso no es fácil. Los numerosos fallos atestiguan la dificultad del ejercicio incluso cuando uno se contenta con una forma clásica. Sin embargo, la originalidad sigue siendo una de las razones por las que su evento será recordado. Centrarse en las mejores prácticas al organizar un evento.

Elementos para define rápidamente

Para que tu evento sea un éxito, resulta que se deben seguir ciertos pasos. En primer lugar, se trata de conocer tus objetivos y conocer las razones que te empujan a organizar un evento. Sin un objetivo, seguirá siendo difícil identificar si su evento es un éxito y establecer los indicadores que le permitirán ver qué fue un éxito o no.

El definir el target sigue siendo el segundo paso imprescindible porque si estás organizando un evento, seguro que no quieres que participe cualquiera. Esta elección tiene consecuencias, particularmente en la forma en que te comunicas. Puede parecer obvio que sus métodos de comunicación no serán los mismos dependiendo de si está hablando interna o externamente o incluso dependiendo del tamaño del objetivo.

El presupuesto, la fecha así como la duración y el tiempo siguen siendo imprescindibles para ser fijados con antelación. Cuanto más te anticipes, más se facilitará tu comunicación aunque, a veces, no es útil hacerlo con demasiada antelación. Definir la fecha, por ejemplo, también puede permitir a sus competidores evitar que dos eventos de la misma naturaleza se lleven a cabo al mismo tiempo, para considerar elementos como días festivos o eventos importantes.

Un lugar adaptado a tu evento

El lugar juega un papel fundamental en su éxito. Esto debe estar en consonancia con el evento. Si a menudo pensamos que una hermosa sala hará el truco, con frecuencia notamos que una buena parte de los eventos sufren dificultades o incluso fallas debido a la elección de la ubicación.

El la ubicación sigue siendo fundamental a este respecto, particularmente en relación con el hogar/lugar de trabajo de su objetivo y debe tener en cuenta la duración de su evento, así como lo que va a lograr allí. No tiene sentido querer realizar un evento en una sala demasiado pequeña y que no cumple con los estándares de seguridad. Otros datos que nunca se deben eludir: el equipamiento presente en la sala o los horarios de cierre/apertura. La mayoría de las personas desinformadas tenderán a olvidar que el hecho de que un lugar se utilice regularmente para eventos profesionales no significa que se corresponda con el uso que se le quiere dar.

Marcar la presencia de micrófonos si desea organizar una conferencia, un proyector de video, enchufes o la posibilidad de calentar platos / almacenamiento en el contexto donde le gustaría tener una fiesta de catering no es un lujo. No dudes en consultar la posibilidad de instalar tu equipo antes del evento ya que algunos lugares te dejarán poco tiempo para instalarlo.

Una lista de verificación para el Día D o incluso el resto

Raramente pensamos en eso, pero la lista de verificación puede salvar su evento. El más mínimo descuido puede llevarlo rápidamente del éxito al fracaso. Por lo tanto, basta con ver las consecuencias de olvidar los boletos de guardarropa si no los proporciona el lugar o incluso el hecho de que olvide el cargador de su computadora.

Para crearlo, usted debe pensar para cada parte de su evento en lo que necesitará para que el evento se desarrolle en las mejores condiciones. Para ello, puedes desglosar tu evento tanto como sea posible tomando las diferentes fases. Por ejemplo, la recepción seguramente inducirá un control en la entrada que se puede hacer mediante una lista simple, si tiene pocos participantes, o un control por lector de tarjetas, si el evento resulta ser más importante. . Cada actividad debe ser diseccionada para poder verificar que se cuenta con todo el equipo necesario o que realmente se tiene la posibilidad de realizarla. Tenga en cuenta que si la lista de verificación es útil el Día D, también es útil cuando se prepara para el evento para reservar el equipo necesario, pero también puede ser útil durante y después para anotar las dificultades que ha encontrado y que ha tenido. no anticipado.

Hacer un evento original

Algunos suelen imaginar que un evento profesional debe permanecer serio y que la originalidad no es apropiada. Para que quede memorizado y que todos disfruten participando en él, no se debe descuidar la originalidad.

Tu habilidad para hacerlo divertido estará pues a prueba y en función de su formato y los objetivos, puede ser original. Habiendo cambiado profundamente el mundo de los negocios en los últimos años, algunos ya no dudan en jugar la carta completa del uso de estructuras inflables en un contexto profesional o recreativo, como con castillos inflables, atracciones, puntos de venta, mascotas, señalización, etc. También puedes recurrir a un fabricante de estructuras hinchables para este tipo de actividad.

Esto es aún más cierto si quieres montar un team building o acercarte a tus clientes creando un vínculo diferente al habitual, muchas veces circunscrito a una relación profesional. La eficacia de las actividades lúdicas dependerá sobre todo de la atmósfera que quieras infundir y de tu capacidad para transmitirla.

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