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Almacene y clasifique sus documentos comerciales

La presentación de documentos de la empresa no es necesariamente muy agradable y puede llevar mucho tiempo si no lo hace con regularidad. Sin embargo, es imperativo porque nada es más tedioso que no poder tener en tus manos un documento cuando lo necesitas. Con método y regularidad, todo se puede hacer en un santiamén, por lo que también puede comenzar.

Incluso si quizás sea inútil especificarlo: antes de comenzar la clasificación, no olvides proveerte de todo el equipo necesario de antemano para no encontrarte bloqueado después: tijeras, cinta adhesiva, grapadora, clips, bolígrafo, marcadores, sellos, bolsa de plástico, carpetas, etc.

El enemigo de la presentación: procrastinación

Está claro que esta es una función que resulta especialmente molesta y muchas veces parece secundaria para convertir el negocio y satisfacer la demanda de los clientes. Está claro que archivar archivos lleva su tiempo, pero cuanto más los pospongas para más tarde, hasta mañana, la próxima semana, más durará este momento durante horas, incluso días, por lo que es mejor que te pongas manos a la obra a diario. o al menos semanalmente tanto como sea posible. Lo mejor, si lo logra, es hacerlo al final de cada día.

Ya, cuando llegue el correo, sólo ponga en su escritorio los documentos en uso, y proporcione un lugar para archivar papeles. Puedes utilizar archivadores de varios cajones para clasificar tus documentos ya por día de llegada (documentos de lunes, martes, miércoles, etc.) y así poder almacenarlos por orden de prioridad. No olvides tirar directamente a la basura los papeles que no te sirvan porque de nada sirve acumular y tener un montón enorme que te disuadirá de emprender la tarea.

Proporcionar lugares de almacenamiento y mobiliario

En la medida de lo posible, reservar uno o más salas en su empresa para guardar sus documentos, o en su defecto, mobiliario de almacenaje en cada oficina: armarios, estanterías, librerías, pedestales móviles… Este equipamiento puede parecer superfluo pero a medida que sus documentos aumentan de volumen, puede encontrarse rápidamente gestionando montañas de papeles. Sin clasificar, rápidamente tenderá a meter en una bolsa, por año, todos los documentos sin distinción.

Así que adquiera los complementos para poner en estos muebles de almacenaje, como cestas apilables , carpetas, separadores, protectores de documentos, etc. desde el principio. No te preocupes porque se llenarán con el tiempo. Siéntase libre de usar colores para clasificar sus documentos.

Categorice cada documento y encuentre un lugar para él

Evite absolutamente clasificar sus documentos en una carpeta miscelánea como en su computadora. Ya sabes, todo acabará ahí y tardarás una eternidad en buscarlo. Clasifica tus documentos por año, favoreciendo un lugar cercano para los del año en curso. Luego asigne un título a cada documento según su naturaleza.

Piense en un título que sea comprensible y fácil de recordar, por ejemplo: clientes, proveedores, facturas, presupuestos, proyectos, etc Y como dijimos antes, puede usar un color para cada categoría de documento. A continuación, puede etiquetar cada documento con un número de referencia o un sistema de datación.

Papel o medios digitales

Muchas empresas ofrecen enviar documentos administrativos directamente por correo electrónico. Depende de ti en este caso imprimirlos o no clasificarlos, según la facilidad y comodidad que te brinde uno u otro del sistema en papel o digital. La clasificación electrónica facilita la búsqueda por palabras clave, mientras que los documentos en papel ofrecen una mayor comodidad de lectura.

Cualquiera que sea el método de clasificación que adopte, tenga en cuenta que es importante hacer una copia de seguridad de sus datos, en particular para protegerse de posibles incendios o inundaciones y, en particular, hacer copias incluso si sus documentos están presentes en el servidor. No eres inmune a lo que pasó con los servidores de Ovh. En este caso, no dude en digitalizar los documentos importantes (estatutos, por ejemplo) y guardarlos en un soporte duradero, fuera de la empresa, o guardar una copia en una caja fuerte en el banco.

Para el archivo en soporte informático, un pequeño truco consiste en renombrar los documentos por año-mes-día en lugar de día-mes-año por razones prácticas en particular con el orden en que van a aparecer en sus carpetas y poder para ordenarlos con un solo clic.

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