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Algunos consejos para los líderes de reuniones

Tener éxito en una reunión no es necesariamente tan fácil como cree. No es raro caer rápidamente en una reunión o que una reunión no tenga el éxito esperado. Si quieres aumentar tus posibilidades, sigue estos consejos.

Establecer objetivos de la reunión

¿Cuántas veces has asistido a una reunión y no sabes por qué? Una reunión se prepara primero por respeto a los presentes pero también porque tiene un coste para la empresa. El objetivo de una reunión debe ser claro: ¿tengo un mensaje que transmitir? ¿Debo recopilar información? ¿Necesito implementar soluciones? ¿Tengo que hacer una reflexión fundamental? El animador tendrá que adaptar su estilo de animación a su(s) tipo(s) de objetivo(s).

Enviar documentación previa

Cuánto tiempo perdido en una reunión donde los participantes reciben documentos que no tuvieron tiempo de leer. Enviar la documentación en sentido ascendente no solo es una buena práctica para ahorrar tiempo, sino también para tener más relevancia en sus intercambios con los participantes. Esto puede parecer obvio, pero dejar tiempo para la reflexión a menudo implica mejores intervenciones y respuestas, especialmente porque a veces los participantes deben recopilar ciertos datos aguas arriba para que la reunión no sea solo una oportunidad para realizar otra reunión.

Escuchar activamente a los participantes

La escucha activa es probablemente la más difícil actitud que debe adquirir un facilitador. Es una escucha neutra, atenta y respetuosa de los participantes. El líder debe mostrar su atención y su interés teniendo en cuenta el lenguaje verbal y no verbal. Esta escucha requiere una fuerte dosis de concentración y un fuerte deseo de comprender. El facilitador cuestiona y reformula para validar su comprensión. La escucha activa es la base de una reunión significativa.

Energizando su reunión

Si eres indiferente y no emites suficiente energía, no esperes que la reunión sea diferente. Tu energía se comunica y esto desde los primeros minutos. Siéntase libre de lanzarlo dinámicamente. Si tiene asistentes que tienden a agacharse, no saltar y sentarse en una posición de espera, intente la reunión de pie. En esta posición, tenderá a querer acortarlo lo más posible y transmitir rápidamente su opinión en lugar de quedarse en su esquina e intervenir al final.

Cuidar la conclusión

No se debe descuidar la conclusión de la reunión. El facilitador debe reservar tiempo para definir los próximos pasos, así como para distribuir las tareas y el “para la acción”. Una buena animación debe traer significado a los participantes: al salir, todos saben por qué vinieron. Una vez terminada la reunión, no ha terminado… Lo más probable es que tenga que hacer un informe para asegurarse de que los futuros elementos solicitados le lleguen bien y para asegurarse de que no haya omisiones. Informar también sirve para evitar cualquier disputa sobre lo dicho y los compromisos asumidos por cada una de las partes. Si puede, asegúrese de que su estructura sea clara y, si es posible, que pueda usarlo para los siguientes.

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